2 березня 2018 р.

ЦДАВО України

Пріорітети діяльності

Реалізація у 2017 році

1. Основні організаційні заходи

Діяльність ЦДАВО України в 2017 була спрямована на реалізацію визначених галузевих пріоритетів: забезпечення збереження та примноження Національного архівного фонду України як складової всесвітньої культурної спадщини для формування національної самосвідомості Українського народу; забезпечення формування НАФ документами установ-фондоутворювачів; підвищення якості та доступності послуг, які ЦДАВО України надає громадянам; наближення діяльності ЦДАВО до потреб громадянського суспільства шляхом розширення доступу до інформації архівних документів.

Виходячи з цих пріоритетів, рішенням колегії Центрального державного архіву вищих органів влади та управління України, ухваленому на розширеному засіданні 28 лютого 2017, було визначено конкретні завдання, на виконання яких спрямувалася робота колективу. Серед них, зокрема:

- забезпечення надійності експлуатації архівних приміщень, систем їх життєзабезпечення, посилення охоронної і пожежної безпеки архівосховищ;

- постійний контроль за наявністю, станом та рухом документів НАФ, виконання завдань Програми здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів НАФ на 2009–2019 роки;

- створення страхового фонду документів НАФ та фонду користування ними, оцифровування описів;

- здійснення контролю за станом діловодства, експертизою цінності та збереженістю архівних документів на підприємствах, в установах і організаціях з метою якісного формування НАФ;

- підвищення ефективності надання консультативно-методичної допомоги установам та організаціям з питань організації діловодства й архівної справи, проведення експертизи цінності, передавання та упорядкування документів;

- контроль за станом упорядкування архівних документів у встановлені законодавством строки в установах-фондоутворювачах;

- виконання Указу Президента України від 22 січня 2016 р. №675/2015 “Про заходи з відзначення 100-річчя подій Української революції 1917–1921 років”;

- реалізація Стратегії національно-патріотичного виховання дітей та молоді на 2016–2020 роки;

- інформаційне наповнення та постійний супровід веб-сайту архіву;

- поетапне переведення в електронну форму довідкового апарату до документів НАФ, що зберігаються у ЦДАВО України;

- організація поетапного впровадження багатофункціональної електронної системи для забезпечення автоматизації діяльності всіх підрозділів ЦДАВО України;

- збільшення видів електронних сервісів.

Основні планові показники 2017 виконано на 158 %.


Центральний державний архів вищих органів влади та управління (ЦДАВО) України діє відповідно до Положення про ЦДАВО України, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 21.05.2012 р. № 756/5 (із змінами), яке визначає основні завдання архіву, та структури, затвердженої Головою Державної архівної служби України.

Робота архіву в цілому та окремих структурних підрозділів здійснюється відповідно до річного плану та плану організаційної роботи. В планах 2017 р. враховувалися визначені пріоритети. Планово-звітна документація готується згідно форм збірника планово-звітної документації (наказ Держкомархіву від 12.11.2008 р. № 222 із змінами). Робота колегії, експертно-перевірної комісії (ЕПК), науково-методичної ради архіву регламентується окремими Положеннями. В архіві діють Правила внутрішнього трудового розпорядку, Колективний договір між адміністрацією та профспілковим комітетом Центрального державного архіву вищих органів влади та управління України.

На виконання Указу Президента України від 22 січня 2016 року № 17 “Про заходи з відзначення 100-річчя подій Української революції 1917–1921 років”, яким 2017- й р. проголошено Роком Української революції, та розпорядження Кабінету Міністрів України від 26 жовтня 2016 року № 777-р, “Про затвердження плану заходів з відзначення 100-річчя подій Української революції 1917-1921 років та вшанування пам’яті її учасників на період до 2021 року”, з метою вшанування традицій боротьби за незалежність і соборність України та військової звитяги захисників рідної землі, творців національної державності, підвищення інтересу до історії України і популяризації документів ЦДАВО України в 2017 було розпочато проект “Українська революція: архівні хроніки”. В рамках проекту в читальному залі передбачено експонування оригіналів документів, проведення електронних презентацій, виставок он-лайн, представлення цифрових добірок документів на сайті ЦДАВО України та сторінці архіву в мережі Facebook. Крім того, відвідувачі архіву мають змогу ознайомитись з електронними продуктами на комп’ютерах в читальному залі та безкоштовно отримати електронні копії представлених документів (докладно див. розділ 5).

На виконання актів Президента України, Кабінету Міністрів України активізовано роботу з організації проведення експертизи цінності документів в установах, що ліквідуються (реорганізуються), з метою внесення їх до Національного архівного фонду, подальшого їх упорядкування та передавання на постійне зберігання до ЦДАВО України. Проведено 3 семінари-навчання (докладно див. розділ 2).

Заступник директора Савлук С. А. входила до складу робочої групи Секретаріату Кабінету Міністрів України з питань впровадження електронного документообігу у Секретаріаті Кабінету Міністрів України, центральних та місцевих органах виконавчої влади, основним завдання якої було розроблення проектів Типової інструкції з документування управлінської інформації в електронній формі, організації роботи з електронними документами в діловодстві, електронного міжвідомчого обміну та Типової інструкції з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді Міністрів Автономної республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади.

З метою забезпечення системної взаємодії архівних установ з громадськістю у питаннях, пов’язаних із національно-патріотичним вихованням дітей та молоді у рамках реалізації Стратегії національно-патріотичного виховання дітей та молоді на 2016–2020 роки, в ЦДАВО України проводилися численні екскурсії, лекції, круглі столи, виробнича практика студентів і слухачів різних навчальних закладів (докладно див. розділ 5), під час яких учасникам презентувалися копії архівних документів.

Відповідно до Плану організаційної роботи проведено 5 засідань колегії

ЦДАВО України, на яких розглядались, зокрема, питання: про підсумки роботи архіву в 2016 році та завдання на 2017 рік; про хід виконання планових завдань; про стан виконання антикорупційного законодавства; про роботу із запитами та зверненнями громадян; про організацію роботи ЦДАВО України зі ЗМІ; стан протипожежної безпеки; про підготовку звітів за 2017 рік та планування роботи на 2018 рік та інш. На виконання рішень колегії корегувалися планові показники, проводилися наради співробітників відділів з питань дотримання законів України “Про запобігання корупції”, “Про державну службу”, “Про очищення влади” та наказу Національного агентства з питань державної служби “Про затвердження Загальних правил етичної поведінки державних службовців та посадових осіб місцевого самоврядування”.

За окремими планами працювали експертно-перевірна комісія (докладно див. розділ 2), звужений склад експертно-перевірної комісії, пожежно-технічна комісія, комісія з розшуку, науково-методична рада архіву.

Директор архіву брала участь у засіданнях колегії, нормативно-методичної комісії, науково-видавничої ради Укрдержархіву, у засіданнях редколегій.

Заступники директора, начальник відділу формування НАФ і діловодства, та співробітники архіву як члени ЕК установ-фондоутворювачів брали участь у засіданнях ЕК, а також у засіданнях комісій з ліквідації (реорганізації) державних органів, підприємств, установ та організацій (докладно див. розділ 2).


На виконання наказів, розпоряджень, доручень Укрдержархіву було підготовлено та надано, зокрема, такі інформації:


- щотижнево про роботу архіву із засобами масової інформації;

- два рази на рік на виконання Указу Президента України від 07. 02. 2008 № 109/2008 “Про першочергові заходи щодо забезпечення реалізації та гарантування - - конституційного права на звернення до органів державної влади та органів місцевого самоврядування” про роботу із зверненнями громадян;

- про висвітлення діяльності ЦДАВО України у ЗМІ та співпрацю з інститутами громадянського суспільства;

- про проведення виставок документів;

- про участь у заходах з відзначення 100-річчя подій Української революції 1917–1921 років;

- про участь у підготовці та проведенні заходів у зв’язку з 80-ми роковинами Великого террору – масових політичних репресій 1937–1938 років;

- про участь у заходах у зв’язку з 85-ми роковинами Голодомору 1932–1933 років в Україні;

- про співпрацю українських та польських архівних установ, наукових інституцій, окремих громадян з використання інформації архівних документів;

- про участь у підготовці виставки до 100-річчя української дипломатичної служби;

- про співпрацю між архівними установами України та Фінляндії;

- про участь у міжнародному виставковому проекті з нагоди відзначення 100-річчя від дня народження українського письменника Олеся Гончара;

- пропозиції до проекту Переліку видів робіт і послуг, які виконуються на платній основі архівними установами, що утримуються за рахунок бюджетних коштів;

- пропозиції до Програми підготовки архівних довідників на 2018–2020 роки та Перспективного плану науково-видавничої роботи на 2018–2020 роки;

- пропозиції до Плану виставкової роботи Укрдержархіву та державних архівних установ на 2018 рік;

- про проект спільного плану заходів з відзначення 100-річчя встановлення дипломатичних відносин між Україною і Грузією.


У травні 2017 Державною архівною службою України було проведено перевірку стану охорони державної таємниці в ЦДАВО України. За результатами перевірки складено Довідку про результати перевірки від 18.05.2017 обл. №74дск. Усі недоліки, зазначені у вказаній Довідці, було усунуто.


2. Формування Національного архівного фонду. Експертиза цінності документів. Організація зберігання документів НАФ

в архівних підрозділах підприємств, установ та організацій


Методична та практична допомога в організації діловодства й архівної справи надавалась 326 установам - джерелам комплектування архіву. Співробітники відділу формування НАФ та діловодства також координують роботу діловодних й архівних служб - джерел формування НАФ, документи яких не надходять до ЦДАВО, та установ, в діяльності яких не утворюються документи НАФ.

За 2017 передано на постійне зберігання документи 32 установ (серед яких Верховна Рада України, Адміністрація Президента України, Кабінет Міністрів України) кількістю 13416 справ (в т.ч. 3487 з особового складу), що складає 247 % плану.

Особлива увага приділялась першочерговому прийманню від установ-фондоутворювачів документів, що зберігаються понад встановлені строки. У 2017 їх кількість становить майже 26 % від загальної кількості прийнятих документів. 14 % загальної кількості прийнятих документів склали документи ліквідованих установ.

На розгляд ЕПК ЦДАВО України надійшла велика кількість описів справ постійного зберігання та з кадрових питань (особового складу), актів про вилучення для знищення документів, положень про служби діловодства, ЕК й архівні підрозділи, інструкцій з діловодства та номенклатур справ, яким приділялась першочергова увага на виконання вимог постанови Кабінету Міністрів України від 8 серпня 2007 року № 1004 та у зв’язку з введенням в дію Переліку типових документів, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 12.04.2012 року № 578/5, типових положень про експертну комісію та архівний підрозділ.

Проведено 12 засідань ЕПК, на яких було схвалено та погоджено:

описів справ постійного зберігання управлінської документації 84 установ кількістю 20774 од.зб. (236 % плану);

описів справ з особового складу 91 установи кількістю 26299 од.зб. (996 %);

номенклатур справ 93 установ (155 %) (переглянуто 111756 статей номенклатур (477%));

актів про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ, 109 установ кількістю 33276 позицій акта (1386%) (велика кількість позицій обумовлена представленням актів банківських установ та Генеральної прокуратури України (майже 14000 позицій));

погоджено: положення про служби діловодства – 11 установ, про експертні комісії – 23 установ, про архівні підрозділи – 4 установ, інструкції з діловодства – 20 установ.

Особлива увага ЕПК приділялась розгляду нормативно-методичних документів із організації діловодства й архівної справи, а саме ЕПК було погоджено: Інструкцій з діловодства 20 установ (116,7 друкованих аркуша), Положень про експертні комісії 23 установ, Положень про архівні підрозділи 4 установ, Положень про служби діловодства 11 установ.

Заступник директора Савлук С. А. входила до складу робочої групи Секретаріату Кабінету Міністрів України з питань впровадження електронного документообігу у Секретаріаті Кабінету Міністрів України, центральних та місцевих органах виконавчої влади, основним завдання якої було розроблення проектів Типової інструкції з документування управлінської інформації в електронній формі, організації роботи з електронними документами в діловодстві, електронного міжвідомчого обміну та Типової інструкції з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, а також проекту постанови Кабінету Міністрів України “Деякі питання документування управлінської діяльності”. Крім цього взято участь у засідання тематичної підгрупи робочої групи Секретаріату Кабінету Міністрів України з питань електронного погодження нормативно-правових актів, на якому обговорювався проект концепції нового Регламенту Кабінету Міністрів України.


Проведено 3 семінари-навчання:

семінар-навчання в Національній комісії, що здійснює державне регулювання у сфері ринків фінансових послуг. В рамках проведення семінару розглядалися питання щодо формування справ, що стосуються проведення перевірок, строків зберігання документів, порядку знищення документів, строки зберігання яких закінчені;

семінар у Державному агентстві лісових ресурсів України з питань організації діловодства та архівної справи за участю працівників установ, що належать до сфери його управління;

семінар в Прокуратурі Автономної республіки Крим з питань організації діловодства, передавання справ до архіву установи, формування справ, складання зведених описів справ.


Співробітники архіву брали участь у засіданнях експертних комісій та комісій з ліквідації (реорганізації) установ-фондоутворювачів, а саме:

комісії з ліквідації (реорганізації): Державної служби інтелектуальної власності України; Галузевого архіву фінансових посередників ФДМУ; Вищого спеціалізованого суду України з цивільних та кримінальних справ, Державної інспекції сільського господарства, Державного агентства України з питань відновлення Донбасу та інш.;

експертних комісій Верховної Ради України, Апарату Ради Національної безпеки та оборони України, Національного банку України, Національної комісії, що здійснює державне регулювання у сфері зв’язку та інформатизації, Національної комісії, що здійснює державне регулювання у сфері ринків фінансових послуг, Рахункової палати України, Державної архітектурно-будівельної інспекції України та інш.

Здійснювалось консультування фондоутворювачів у державному архіві (583), з виїздом до установи (111), по телефону.

Позапланово на виконання звернення гр. Терлецького П. І. проведено комплексну перевірку стану діяльності служби діловодства, архівного підрозділу та експертної комісії Міністерства економічного розвитку і торгівлі України.


У 2017 здійснювалось упорядкування документів на договірних засадах у Міністерстві фінансів України, Міністерстві культури України, Державній судовій адміністрації України, Вищому спеціалізованому суді України з цивільних і кримінальних справ, Державному фонді сприяння молодіжному житловому будівництву, Інституті державного управління у сфері цивільного захисту, Українському науково-дослідному інституті цивільного захисту, Державному фармакологічному центрі. Упорядковано на договірних засадах 4449 справи постійного зберігання (148 %), 1148 справ з кадрових питань (особового складу) (956 %), 2657 справ тимчасового зберігання (221 %).


3. Забезпечення збереженості та державний облік документів

На виконання наказів і розпоряджень Укрдержархіву, пріоритетних завдань та Плану розвитку архівної справи на 2017 рік в архіві впродовж звітного періоду здійснювалися заходи, спрямовані на поліпшення організації обліку, умов зберігання документів, чіткого дотримання правил користування документами, пожежної безпеки.

До сховищ архіву на постійне зберігання у звітному році надійшло 13416 справ (258% плану).

З метою організації ефективного збереження документів виконані наступні види робіт:

Підготовлені до ремонту, реставрації та оправи справи на 377197 арк. та передано на ремонт і оправлення 4538 справи з 11 фондів (5 з яких – періоду Української революції 1917–1921).

Підготовлено та передано до консерваційно-профілактичного оброблення 268 од. обл., 3015102 кадрів СФ.

Підготовлено до мікрофотокопіювання 175120 арк. та оцифрування – 54894 арк.

Закартановано 13467 справ, у т.ч. 13с справ, 8 нововиявлених справ, 30 приєднаних старих описів.

Переміщено 71491 справу.

Перевірено нумерацію аркушів у справах після ремонту, реставрації та оправи на 282257 арк., при видаванні справ з архівосховища – 3315801 арк., після оцифровування справ – 54486 арк., перевіряння нумерації та фізичного стану особливо цінних документів – 259310 арк.

На вимогу користувачів читального залу та працівників архіву видано 50847 справ (172% плану), 10724 описів, 7042 бюксів мікрофотокопій.

На виконання перспективних планів роботи з перевіряння наявності та фізичного стану документів секторами фондів відділу забезпечення збереженості та обліку документів перевірено 117184 справ з оформленням їх результатів (складено 107 актів).

Відповідно до “Порядку організації та забезпечення режиму секретності в органах державної влади, місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях”, працівниками архіву, які мають допуск та доступ до державної таємниці, проводилось щомісячно подокументне перевіряння наявності документів і справ з грифом “особливої важливості”, щоквартально – перевіряння наявності документів з грифом “цілком таємно” і “таємно” в поточному діловодстві відділу режимно-секретної роботи.

З метою уточнення облікових даних за результатами попередніх перевірянь перевірено наявність мікрофотокопій фонду користування у кількості 11289 бюксів.

Перескладено 457 сторінки аркушів фонду, звірено після друку 638 аркушів фондів. Вивірено та складено 490 підсумкових записів до описів.

У звітному році співробітниками відділу довідкового апарату було проведено роботу з друкування та перевіряння 4227 титульних аркушів до справ удосконалених описів фондів.

З метою виявлення унікальних документальних пам’яток у 2017 році співробітниками відділу довідкового апарату здійснено поаркушний перегляд 6231 справи управлінської документації та особового походження, що було відібрано для удосконалення описів фондів періоду Українських визвольних змагань 1917-1921 років, підготовки бази даних “Календар Української революції” та міжфондового покажчика “Законодавчі, нормативні та розпорядчі акти органів влади та управління України в 1917-1921 роках” (загалом 160 фондів).

Проведено роботу з вивіряння та уточнення списку справ, які перебувають у розшуку; вивіряння та уточнення картотеки справ, які перебувають у розшуку; продовжується робота з розшуку відсутніх справ; робота над програмою “Архівні зібрання України”; робота по створенню баз пошуку об’єднаних фондів і скорочених назв.

Для виявлення справ із згасаючим текстом переглянуто 551 справу та відновлено згасаючого та слабоконтрасного тексту 68 арк.

Перевиконано планові показники з приймання справ після ремонту, реставрації та оправи 4581 (336% ); нумерації аркушів в справах (261% ); перенумерації аркушів в справах (135% ); проставлення архівних шифрів на обкладинках справ (142%) та описах (213%).

Проведено роботу зі систематизації 12310 справ у межах фондів установ.

В рамках підготовки ЦДАВО України до роботи в осінньо-зимовий період, попередження надзвичайних ситуацій, пожежно-технічною проведено перевіряння умов зберігання документів НАФ, пожежний та санітарно-гігієнічний стан у сховищах.


4. Створення та розвиток науково-довідкового апарату до документів Національного архівного фонду


Продовжувалась робота з реалізації одного з пріоритетних завдань ЦДАВО України – забезпечення поетапного переведення в електронну форму довідкового апарату з метою створення сучасної пошукової системи архіву.

З урахуванням подальшого переходу до складення описів як електронних довідників, для поліпшення стану збереженості архівних документів та розширення доступу до них були відредаговані заголовки справ рукописних описів: ф. 2270 – Штаб 3-го пішого полку корпусу січових стрільців військ УНР, с. Ставчинці Таращанського повіту Київської губернії, ф. 2581 – Народне міністерство освіти Української Народної Республіки, м. Київ, ф. 2582 – Міністерство народної освіти Української Народної Республіки мм. Київ, Вінниця та Кам’янець-Подільський, територія Польщі, ф. 2607 – Делегація Української Держави у справі мирних переговорів з Росією, м. Київ, ф. 3254 – Штаб 5-ої стрілецької Херсонської дивізії військ УНР , ф. 3305 – Міністерство праці Української Народної Республіки мм. Київ, Тарнів (Польща), ф. 3362 – Державний контроль Української Народної Республіки, м. Київ, Польща, 3505 – Матеріали Української Народної Республіки і Західно-Української Народної Республіки, зібрані польським урядом у 1919-1920 рр. (колекція), ф. 3518 – Надзвичайна дипломатична місія Української Народної Республіки в Угорщині, м. Будапешт, ф. 3519 – Надзвичайна дипломатична місія Української Народної Республіки в Чехо-Словаччині, м. Прага, ф. 3520 – Команда Української бригади в м. Німецькім Яблоннім (Чехословаччина), ф. 3521 – Український військовий табір в м. Йозефові (Чехословаччина), ф. 3564 – Німецьке консульство в Румунії, м. Чернівці, ф. 3571 – Українська студентська громада у м. Варшаві (Польща), ф. 3900 – Українська академічна громада в Чехословаччині, м. Прага. Позапланово було удосконалено описи: ф. 3331 –Донецька урядова комісія з обстеження підприємств Донецького і Криворізького басейнів, м. Харків, ф. 4085 – Адресне бюро Української Центральної Ради, м. Київ, ф. 4124 – Виконавчий комітет Ради об’єднаних громадських організацій м. Києва, ф. 4125 – Центральна військова бібліотека, Центральний військовий архів та Військово-історичний музей, м. Київ, ф. 4317 –Тимчасовий комітет Донецького басейну, ф. 4467, ф. 4468 – Англійське консульство в м. Києві.


До відділу забезпечення збереженості та обліку документів було передано 29 нових описів 28 фондів.

Для оперативного пошуку документів та найефективнішого використання інформації, що міститься в них, було продовжено складання міжфондового покажчика “Законодавчі, нормативні та розпорядчі акти органів влади та управління України в 1917–1921 рр.”, іменного покажчика до ф. 331 Уповноважений Комісії сприяння вченим РНК СРСР при РНК УСРР (у документах цього фонду зустрічаються імена видатних науковців, письменників: напр. є біографії С. Єфремова, Є. Патона, І. Бабеля та ін.) та баз даних “Фотодокументи ЦДАВО України”, “Лицарі Залізного Хреста”, “Український Крим” та “Кордони України”.

У рамках проекту ЦДАВО України “Українська революція: архівні хроніки” в 2017 започатковано створення баз даних “Календар Української революції 1917–1921” (переглянуто описи 322 фондів за 1917 р. та виявлено документи для кожного дня Української революції з 4 березня по 31 грудня 1917 р., надруковано 840 заголовків), “Листи українців, вивезених до нацистської Німеччини за 1941–1945”, “Адміністративно-територіальний поділ України”.

Проведено комплекс робіт з науково-технічного упорядкування ф. 5236 – Пенсійні справи персональних пенсіонерів республіканського значення: відредаговано 21768 заголовків справ та відсистематизовано 5653 справи фонду; складено робочий варіант перевідної таблиці шифрів.

В процесі каталогізації документів продовжено подокументну тематичну розробку ф. 2 – Кабінет Міністрів України шляхом виявлення документів за 213 справами, складання, редагування, друкування, звіряння після передруку, індексації, систематизації та введення до каталогів 3277 карткок. Позапланово складено 817 іменних карток ф. 2209 – Народне міністерство судових справ Української Народної Республіки.

Упродовж 2017 року надано більше 300 консультацій про склад та зміст документів архіву та здійснено облік використання каталогів дослідниками і співробітниками архіву.


На виконання Указу Президента України від 22 січня 2016 року № 17 “Про заходи з відзначення 100-річчя подій Української революції 1917–1921 років”, яким 2017–й проголошено Роком Української революції, та розпорядження Кабінету Міністрів України від 26 жовтня 2016 року № 777-р, “Про затвердження плану заходів з відзначення 100-річчя подій Української революції 1917-1921 років та вшанування пам’яті її учасників на період до 2021 року”, з метою вшанування традицій боротьби за незалежність і соборність України та військової звитяги захисників рідної землі, творців національної державності, підвищення інтересу до історії України і популяризації документів ЦДАВО України у планах роботи відділу довідкового апарату було передбачено створення бази даних “Календар Української революції 1917–1921”. Завдання, яке поставили перед собою співробітники відділу довідкового апарату полягало у інформуванні широкого загалу про перебіг подій Української революції шляхом експонування архівних документів на сайті архіву, які дозволяють осягнути значення національного державотворення у 1917–1921 роках і віднайти аналогії з сьогоденням. Поза планом було підготовлено 10 переліків, переглянуто 507 справ та відібрано документи для розміщення на сайті. В рамках проекту “Українська революція: архівні хроніки” в рубриці “Календар Української революції 1917–1921 ” було представлено 308 документів 1917 року з 69 фондів.


5. Використання інформації документів Національного архівного фонду


Одним із основних пріоритетів роботи архіву в сфері використання архівної інформації залишається задоволення інформаційний потреб громадян та суспільства, підвищення якості та доступності послуг, які ЦДАВО України надає громадянам, наближення діяльності ЦДАВО до потреб громадянського суспільства шляхом розширення доступу до інформації архівних документів.

Враховуючи специфіку складу джерельної бази ЦДАВО України, на виконання Указу Президента України від 22 січня 2016 року № 17/2016 “Про заходи з відзначення 100-річчя подій Української революції 1917-1921 років” та розпорядження Кабінету Міністрів України від 26 жовтня 2016 року № 777-р, “Про затвердження плану заходів з відзначення 100-річчя подій Української революції 1917–1921 років та вшанування пам’яті її учасників на період до 2021 року”, в 2017 р. наголос робився на дослідженні та оприлюдненні документів з фондів архіву періоду Української революції. ЦДАВО України презентував проект “Українська революція: архівні хроніки”, яким передбачено впродовж 2017–2021 років в читальному залі експонування оригіналів документів, щомісячну підготовку “Календаря революції”, проведення електронних презентацій, виставок, представлення цифрових добірок документів на сайті та сторінці архіву в мережі Facebook, ознайомлення відвідувачів з електронними продуктами на комп’ютерах в читальному залі та можливість отримання електронних копій документів.


Упродовж 2017 здійснювалося інформування державних органів, громадськості про склад і зміст документів НАФ шляхом підготовки інформаційних продуктів, а також шляхом розміщення інформації на сайті ЦДАВО України, веб-порталі Державної архівної служби України, під час проведення лекцій, екскурсій, інтерв’ю ЗМІ. Зокрема, виявлено та представлено широкому загалу документи періоду Української революції, що засвідчують початок Української революції, діяльність Центральної Ради, утвердження української державності у формі Української Народної Республіки, спроби відновлення історичної єдності земель та консолідації українства. Хронологічно на сайті архіву представлено документи з 4 березня по 30 грудня 1917 р. за старим стилем, серед яких: три Універсали та протоколи засідань УЦР, Генерального Секретаріату; спогади українських діячів про події революції; листи організацій та окремих осіб з різних кутків України та українських громад колишньої Російської імперії про визнання УЦР і Генерального Секретаріату; фотокартки, біографії та твори видатних українців, ювілеї яких Україна відзначала у 2017 р. (Д. Антонович, Б. Гомзин, Д. Дорошенко, М. Леонтович, С. Сірополко, М. Шаповал, Ф. Швець, А. Яковлів).


У рамках відзначення подій Української революції відзначалося й 100-річчя створення в Україні системи державних архівних установ. На виконання наказу Державної архівної служби України від 05 вересня 2017 року № 63 “Про відзначення 100-річчя від дня створення першого державного органу управління системи архівних установ України” на сайті ЦДАВО України розміщено он-лайн виставку “… Для того, щоб зберегти архівні скарби…”, проведено екскурсію та презентовані архівні документи з історії архівної справи учасникам Круглого столу з міжнародною участю: “Архівна справа в Україні: підсумки сторіччя та перспектива майбутнього”, присвяченого 100-річчю від дня створення першого державного органу управління системою архівних установ України; взято участь у Міжнародній науково-практичній конференції “Архіви в сучасному світі: виклики та завдання”, яку було організовано з нагоди 100-річчя створення в Україні системи державних архівних установ, та у підготовці до відзначення Дня працівника архівних установ.

Відповідно до Плану виставкової роботи ЦДАВО України, на виконання наказів Укрдержархіву та звернень від різних державних органів здійснювалась підготовка виставок. За звітний період архів підготував та взяв участь у підготовці 38 виставок (17 з них – on-line). Серед них:

до Дня Соборності України в Національному музеї Тараса Шевченка під час заходу за участі Президента України П. Порошенка, де експонувалися оригінали документів;

до Дня Соборності України в приміщенні архіву;

до 100-річчя створення Української Центральної Ради;

“Перший Уряд України” (до 100-річчя створення Генерального Секретаріату”), виставка експонувалася в приміщенні Кабінету Міністрів України;

до 100-річчя формування Першого українського полку імені Б. Хмельницького та початку творення українського національного війська”;

до 100-річчя проголошення Української Народної Республіки “Віднині Україна стає Українською Народною республікою…”;

в рамках проекту “Українська революція: архівні хроніки” щомісячно “Календар революції” (10 виставок виставок в приміщенні архіву та 10 - on- line);

до Дня Державного Прапора України та 26-ї річниці незалежності України;

до 75-річчя створення Української Повстанської Армії “Україно, несемо твій стяг!”;

до свята захисника України “Ми щастя Вкраїни кували мечем...”;

до Дня пам’яті жертв політичних репресій “Виявлений як ворог народу…”;

до 100-річчя архівної служби України “...Для того, щоб зберегти архівні скарби...”;

“Хліба вже давно немає...” (до 85-х роковин Голодомору 1932–1933 років);

Документи архіву були представлені на підготовлених спільно з іншими установами виставках:

на виставці “1917–2017. Українська революція: уроки минулого”, організованій Союзом Українців у Великій Британії за підтримки Посольства України в З’єднаному Королівстві. Захід відбувся у Лондоні в Центральному домі Союзу Українців у Великій Британії;

на документально-публіцистичній виставці “Нас вбивали, бо ми українці”, що відбулася в Залі пам’яті Національного музею “Меморіал жертв Голодомору”;

на виставці “Українська дипломатія 1917–1924 рр.: зародження національних традицій”, що експонувалася у Купольній залі Дипломатичної академії України імені Г. Й. Удовенка при МЗС України під час проведення Міжнародної наукової конференції “Сучасна українська дипломатична служба: шлях тривалістю 100 років”.

На виконання наказів та розпоряджень Державної архівної служби України, запитів державних установ і відомств до визначних дат та подій за звітній період підготовлено 24 тематичних переліки документів, 9 тематичних добірок документів, електронні презентації.


У звітному році виконувалися запити, які надходили з Адміністрації Президента України, Верховної Ради України, Кабінету Міністрів України, міністерств і відомств, обласних і районних адміністрацій, народних депутатів України, Генеральної прокуратури України та Генеральної прокуратури АР Крим, обласних та районних прокуратур, судів, адвокатів, СБУ, Національного антикорупційного бюро України, Національної поліції України, державних підприємств, Товариства Червоного Хреста України, управлінь Пенсійного фонду України та пенсійних фондів інших держав, фізичних осіб. У 2017 до архіву надійшло 893 запити: тематичних – 474, з них майнових – 90, запитів соціально-правового характеру – 419 та 2 запити на інформацію ( у 2016 надійшло 878 запитів: тематичних – 507, з них майнових – 80, запитів соціально-правового характеру – 364 та 7 запити на інформацію). Всі запити виконано.

Серед тематичних переважали запити про надання копій законів України, Указів Президента України, постанов, розпоряджень, протоколів вищих та місцевих органів виконавчої влади, відомості про адміністративно-територіальний поділ тощо. Майнові запити стосувались інформації про підтвердження виділення земельних ділянок під будівництво об’єктів, про підтвердження права власності на будівлі, земельні ділянки, про виділення землі під будівництво, актів вводу в експлуатацію будівель, про передачу адміністративних будівель на баланс інших установ тощо. Як і минулого року архів отримує чимало запитів від Служби безпеки України, Генеральної Прокуратури України, Національного антикорупційного бюро України, прокуратури областей та міст України (копії затребуваних документів надаються безкоштовно).


Для забезпечення соціального захисту та законних прав громадян ЦДАВО Ук раїни у звітному році надавав відповіді на запити соціально-правового характеру: про підтвердження нарахування заробітної плати, підтвердження трудового стажу, нагородження орденами та медалями, про присвоєння почесних звань в галузі спорту та про перебування (участі) у складі національної збірної команди України з різних видів спорту, про підтвердження участі у ліквідації аварії на ЧАЕС, про примусове вивезення до Німеччини та Австрії під час Другої Світової війни тощо.

Співробітниками відділу використання інформації документів було прийнято 183 громадянина, оформлено 128 анкет-заяв, проводилось консультування громадян по телефону (364).


На сайті ЦДАВО розміщено контактну інформацію для громадян, рубрику “Звернення громадян”, підрубрику “Інтернет приймальня”.

У 2017 збільшилося надходження запитів на електронну пошту ЦДАВО України, отримано 180 запитів (у 2016 їх було 48).

З метою оперативного та повного висвітлення інформації про діяльність архіву в мережі Інтернет постійно проводилося оновлення та редагування сайту ЦДАВО України, оновлення і підтримка сторінки в соціальній мережі Facebook.

Активно використовується інформація архівних документів в читальному залі. У 2017 в читальному залі зареєстровано та оформлено 604 користувача (40 з них – іноземні громадяни) та сформовано 350 особових справ користувачів. Користувачам видано 25096 справ (замовлень справ електронної поштою було 8), 7041 мікрофотокопії документів, надавалися консультації про склад та зміст документів архіву, приймалися замовлення на копіювання документів та видавалися їх копії. Кількість відвідувань у 2017 – 4201. Найбільшу зацікавленність дослідників викликали документи періоду Української революції 1917-1921 років та періоду незалежності, про взаємовідносини між Польщею та Радянським Союзом у 1939-1945 роках, український визвольний рух у Другій світовій війні, окупаційний режим в регіонах України 1941–1944 років, з історії голодоморів в Україні.

Реалізації права громадян на інформацію, розширенню доступу до джерельної бази ЦДАВО України сприяє розміщення на сайті архіву Колекції документів Оперативного штабу рейхсляйтера Розенберга (оцифровано подокументно, з відповідними пошуковими засобами) та у рубриці “Електронний каталог” – анатованого реєстру описів всіх фондів, що дозволяє користувачам ознайомлюватися з документами та реєстром через мережу Інтернет поза межами читального залу.


В рамках проекту “Українська революція: архівні хроніки” користувачам надається можливість ознайомитись з електронними продуктами на комп’ютерах в читальному залі та безкоштовно отримати цифрові копії представлених документів періоду Української революції. Також безкоштовно надаються копії документів, що підпадають під дію Закону України “Про доступ до архівів репресивних органів комуністичного тоталітарного режиму 1917–1991 років” № 316-VIII від 9 квітня 2015 року.

З метою забезпечення системної взаємодії архівних установ з громадськістю у рамках реалізації Стратегії національно-патріотичного виховання дітей та молоді на 2016–2020 роки, висвітлення історії державності заступники директора О. Б. Берковська і А. В. Обжелян провели ряд екскурсій та практичних занять для студентів Київського національного університету імені Тараса Шевченка, Київського національного університету культури і мистецтв, Таврійського національного університету, слухачів курсів підвищення кваліфікації Навчально-наукового інституту інформаційної безпеки Національної академії СБУ, під час яких ознайомили з джерельною базою ЦДАВО України періоду Української революції та з оригіналами документів цієї тематики. Так, заступник директора Берковська О. В. 17 січня 2017 для студентів 1 курсу Таврійського національного університету, а 19 січня – для студентів 1 курсу Київського національного університету культури і мистецтв в рамках архівної ознайомчої практики, провела тематичні заняття, присвячені історії національно-визвольних змагань в Україні на початку ХХ століття. В рамках архівної практики студентів Історичного факультету Київського Національного університету імені Тараса Шевченка проведено тематичні заняття та лекції: “Архіви України в світовому інформаційному просторі”, “Джерельна база ЦДАВО України: розширення доступу”, “Українська революція: архівні хроніки” “Використання документів ЦДАВО України для реалізації прав громадян на інформацію та соціальний захист”.

Робота з підготовки збірників і довідково-інформаційних видань здійснювалася відповідно до річного Плану науково-видавничої роботи ЦДАВО України та Плану науково-видавничої роботи державних архівних установ. Архів самостійно та як установа-співвиконавець працював над підготовкою збірників документів: “Архів влади”. Документи і матеріали з історії ЦДАВО України (кн. 2); “З історії церкви за часів діяльності українських національних урядів (1917–1921 рр.)”; “Україна в Другій світовій війні: погляд з ХХІ ст.: збірник документів та матеріалів”. Додатково до плану проводилася підготовка збірників документів: До 25-ї річниці створення Служби безпеки України; “Головноуповноважений уряду Української Народної Республіки (1919–1920): документи і матеріали”(спільно з Хмельницькою гуманітарно-педагогічною академією та Центром дослідження історії освіти Поділля. До 100-річчя Української революції архів позапланово взяв участь у підготовці 2-х ювілейних фотоальбомів:”За Україну, за її долю, за честь і волю, за народ!” та “На шляху відновлення та утвердження державності”, присвяченого 100-річчю створення першого Українського уряду.

Продовжено роботу над довідково-інформаційними виданнями за програмою “Архівні зібрання України” (серія “Путівники”).

Серед матеріалів, що готувались для публікації в засобах масової інформації (друкованих та інтернет-виданнях) також переважають ті, які відображають події Української революції, зокрема:

Діяльність Голови Українського Військового генерального комітету Центральної Ради С. Петлюри з організації українських збройних сил у 1917 р.;

Діяльність військових з’їздів і рад в українських збройних силах у 1917 році ;

“... бажаю ... дочекатися визволення України ...” (огляд документів ЦДАВО України про діяльність українського громадського і культурно-освітнього діяча Є. С. Вирового).


З метою вшанування творців національної державності та поширення інформації про досягнення українців і їх внесок у скарбницю світової цивілізації, зокрема у сферах освіти, науки та культури, головним спеціалістом Борсяк Т. Л. було складено текст тематичного огляду документів “Архівні документи про діяльність Петра Холодного на посаді міністра освіти Директорії УНР (за документами ЦДАВО України)”.

Для підвищення ефективності проведення досліджень за документами архіву та впровадження в роботу архіву нових форм співпраці підписано Меморандум про співпрацю у дослідженні та відзначенні історичних подій державотворення України зі Службою безпеки України; підготовано проект Договору про співпрацю з Національним історико-меморіальним заповідником “Биківнянські могили”; проведено робочу нараду з підготовки збірника документів “Україна в Другій світовій війні: погляд з ХХІ ст. Збірник документів та матеріалів”. В нараді взяли участь Лисенко О. Є., доктор історичних наук, завідувач відділу історії України періоду Другої світової війни Інституту історії України НАН України, директор ЦДАВО України Маковська Н. В., заступник директора Берковська О. Б., завідувач сектору публікації документів архіву Григорчук Н. В. Маковська Н. В. взяла участь у робочій нараді з питань обговорення археографічного проекту “Архів Української революції 1917-1921” в Інституті україн ської археографії та джерелознавства ім. М. С. Грушевського НАН України.

У 2017 співробітниками архіву надавалися коментарі для сюжетів новин телевізійних служб, радіокомпаній, інтерв’ю під час відкриття виставок та проведення круглих столів. Так, директор архіву надала коментар для сюжету ТСН “Студії 1+1” про унікальний документ – Універсал Директорії Української Народної Республіки про злуку з Західно-Українською Народною Республікою від 22 січня 1919 року; архівіст 1 категорії Криворучко К. І. надала інтерв’ю Радіо “Свобода” та телеканалу “Київ” під час мітингу вшанування пам’яті Олени Теліги та О. Ольжича. У приміщенні архіву неодноразово проходили демонстрації документів та їх коментування під час фото-, відеозйомок.


Співробітники ЦДАВО України брали участь у різних заходах, організованих громадськими організаціями, виступали перед громадськістю, студентською молоддю. Зокрема, директор архіву провела презентацію проекту “Українська революція: архівні хроніки” на Історичному факультеті Київського національного університету імені Тараса Шевченка (відбувалася в рамках започаткованої на факультеті кафедрою архівознавства та спеціальних галузей історичної науки Творчої майстерні історика та архівіста “ Архіви історії”). Архівіст І категорії відділу використання інформації Криворучко К. І. виступила перед громадськістю під час перепоховання праху українського письменника та поета Олександра Олеся і його дружини Віри на Лук’янівському кладовищі; взяла участь у заходах із вшанування 99-ї річниці подвигу Героїв Крут, у відкритті пам’ятника Олені Телізі, у заході “Тарасова ніч” на Аскольдовій Могилі, у пам’ятних заходах до річниці смерті Олега Ольжича; була учасником Шевченківських читань; виступила: під час акції вшанування пам’яті поета О.Олеся, що відбулася на території Меморіального комплексу “Бабин Яр” та на Лук’янівському кладовищі; на відкритті виставки живописних робіт народного художника України Михайла Романишина “Мотиви народної архітектури” в Національному центрі народної культури “Музей Івана Гончара”; перед учасниками майстер-класу “Український громадський архів усної історії”, організованого Фондом “Освіта для демократії” на тему: “Музейна та архівна справа в Україні”; на літературно-мистецькому вечорі “Поети на тлі доби: Олександр Олесь та О. Ольжич” в Національному музеї літератури України; на уроці української літератури, присвяченому літературній діяльності О. Ольжича, у школі №104 ім. О. Ольжича (м. Київ).


6. Фінансове, матеріально-технічне і кадрове забезпечення


Звітний період по загальному фонду показав наступне: планом асигнувань та кошторисом ЦДАВО України затверджено та профінансовано на 2017 р. видатки в сумі 11 846 000,00 грн.

У тому числі: по КЕКВ 2111 (заробітна плата) – 9 741 000,00 грн., по КЕКВ 2120 (нарахування на заробітну плату) – 2 095 000,00 грн., по КЕКВ 2210 (оплата канцтоварів) – 5 000, 00 грн., по КЕКВ 2240 (оплата послуг ) – 5 000,00 грн.

Від надання платних послуг за звітний період архівом отримано дохід у сумі 673 636, 20 грн. (у минулому році – 431853,17 грн.), який використовувався на підставі затвердженого кошторису за спеціальним фондом на основну діяльність архіву.

Упродовж 2017 р. із спеціального фонду архіву використано коштів на суму 486634,55 грн. на оплату послуг зв’язку, підключення Інтернету, придбання господарських, канцелярських товарів, виробничих матеріалів, обслуговування комп’ютерної техніки (заправка картриджів). Залишок коштів на спец.рахунку станом на 01.01.2018 р. становить 309 856, 11 грн.


Кадри


Кадрова робота у ЦДАВО України здійснюється на виконання вимог законів України “Про державну службу”, “Про заходи запобігання і протидії корупції” та інших законодавчих і нормативно-правових актів, що регулюють питання державної служби та кадрової політики, і направлена на постійне удосконалення системи добору кадрів та формування кадрового потенціалу, що відображено і в плані роботи з кадрами ЦДАВО України.

Відповідно до нової структури, затвердженої Головою Укрдержархіву 30.06.2016, штатна чисельність працівників архіву на 01.01.2018 становить 85 одиниць: з них державні службовці – 24, не державні службовці – 33. У наявності 8 вакансій державних службовців та 1 вакансія не державного службовця. У березні 2017 відповідно до Закону України від 10.12.2015 № 889 “Про державну службу”, Порядку проведення конкурсу на зайняття вакантних посад державної служби, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 25.03.2016 № 246, був виданий наказ про оголошення конкурсу на заміщення вакантних посад у ЦДАВО України. Але НАДС вважає, що проведення конкурсу на зайняття вакатних посад у центральних державних архівах України в порядку, встановленому законодавством про державну службу, неможливо. Це створює проблеми в роботі архіву, особливо відділу режимно-секретної роботи, де працює одна особа, а 4 посади державної служби є вакантними. Про ситуацію, що склалася у відділі повідомлялося Укрдержархіву, але вирішити питання поки що не вдалося.

За звітний період було звільнено 1 працівника архіву, державного службовця, та призначено 4 особи (не державна служба).

Аналіз вікового складу працівників архіву: понад 55 років – 24 особи, віком від 50 до 54 – 4 особи, від 40 до 50 – 11 осіб, від 30 до 40 років – 32 особи, до 30 років – 5 осіб.

Стаж роботи в архівній галузі складає: до 5 років – 11 працівників, до 10 років – 13 працівників, до 15 років – 20 працівників, до 25 – 21 працівник, понад 25 років – 11 працівників.

Розподіл працівників за освітнім рівнем: повну вищу освіту мають 52 особи, базову вищу та середню спеціальну – 14 осіб , середню – 10 осіб.

Розподіл працівників архіву за рівнем кваліфікації: вища історико-архівна – 4, вища історична освіта – 16; фахівці з документознавства та інформаційної діяльності – 10. Серед співробітників – 2 кандидати історичних наук, 1 доцент, 1 Заслужений працівник культури України.

Від загальної чисельності працюючих: жінок – 94,7%, чоловіків – 5,3%.

Керівництвом архіву створюються умови для розкриття потенціалу кожного співробітника шляхом залучення до наукової роботи, навчання в аспірантурі, отримання вищої освіти. У 2017 р. продовжує навчання один співробітник.

На належному рівні організовано роботу щодо підготовки, перепідготовки та підвищення кваліфікації працівників. Так, у семінарі, який проводився у Міністерстві фінансів України у березні 2017 брали участь начальник фінансово-економічного відділу – Науменко М. І. та провідний спеціаліст цього ж відділу – Лапенко А. В. У липні 2017 р. завідувач сектору фондів державного управління в галузі промисловості, транспорту, зв’язку відділу забезпечення збереженості та обліку документів Підлісна Г. В. та інженер з охорони праці Жупінас М. О. проходили навчання з питань охорони праці. З жовтня по грудень 2017 в Інституті підвищення кваліфікації керівних кадрів Національної академії державного управління при Президентові України проходили навчання на тематичному короткостроковому семінарі “Запобігання та протидія проявам корупції” – начальник відділу використання інформації документів Єфремова О. Г., завідувачі секторів Польова С. Г., Собко І. П., Холодова І. В., головний спеціаліст Борсяк Т. Л., провідні спеціалісти Гайдук Т. Ю., Солошенко Н. М., Савченко Н. В. Працівники архіву також брали участь в заняттях з підвищення кваліфікації, які проводила Державна архівна служба у листопаді, грудні 2017.

Відповідно до Плану впровадження наукових і методичних розробок на 2017 рік та Плану роботи з кадрами підготовлено та проведено заняття з підвищення кваліфікації співробітників архіву.

Як і у попередніх роках, архів проводив велику роботу серед студентів вищих навчальних закладів, що, з одного боку, допомагає професійний орієнтації майбутніх спеціалістів, з іншого – сприяє підвищенню кваліфікації співробітників архіву, яку проводять роботу зі студентами. За звітний період ЦДАВО України відвідали або прой шли практику близько 300 студентів та слухачів з Київського національного університету ім. Тараса Шевченка, Таврійського національного університету, Навчально-наукового інституту інформаційної безпеки Національної академії СБУ, Національного педагогічного університету ім. М. П. Драгоманова, Київського університету культури і мистецтва. Для них проводилися оглядові лекції-екскурсії по архіву, круглі столи, семінари, організовано проходження виробничої практики (докладно див. розділ 5).

Співробітники сектору управління персоналом постійно надають консультативно-методичну допомогу структурним підрозділам архіву.

На виконання ст. 12 Закону України “Про засади запобігання і протидії корупції” декларації про майно, доходи, витрати і зобов’язання фінансового характеру за 2016 рік всі державні службовці ЦДАВО України категорії “Б” подали електронні декларації у встановлений строк – до 1 квітня 2017. Державні службовці категорії “В” в установленому порядку подали електронні декларації за 2016 рік – до 1 травня 2017 року.

Впродовж року проводилась робота щодо ознайомлення працівників ЦДАВО України з останніми змінами чинного законодавства відносно посилення боротьби з корупцією; акцентувалась увага на відповідальності за подання недостовірних відомостей у декларації про майно, доходи, витрати і зобов’язання фінансового характеру, а також зверталась увага на посилення санкцій за вчинення багатьох корупційних злочинів, в тому числі підкуп працівника та зловживання владою або службовим становищем і одержання неправомірної вигоди тощо. Відповідно до Закону України”Про державну службу”, Типового порядку проведення оцінювання результатів службової діяльності державних службовців, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 23 серпня 2017 року № 640 та Методичних рекомендацій щодо визначення ключових показників результативності, ефективності та якості службової діяльності державних службовців, які займають посади державної служби категорій “Б” і “В”, затверджених наказом Національного агентства України з питань державної служби від 27 листопада 2017 року № 237, було проведено підготовчу роботу з визначення державними службовцями ЦДАВО України ключових показників результативності, ефективності та якості їх службової діяльності.

Дбаємо й про відпочинок співробітників. У червні 2017 профспілковою організацією було організовано поїздку вихідного дня з екскурсіями до Меморіального музею-садиби І. С. Козловського у с. Мар`янівці та ландшафтного парку у с. Буки; до Дня працівників архівних установ – відвідання театру.

За значний особистий внесок у результати роботи архіву та до професійного свята було відзначено 5 працівників архіву, подано для нагородження до 100-річчя створення системи архівних установ України 2 особи.


7. Впровадження інформаційних технологій


Впровадження інформаційних технологій є багаторічним пріоритетним напрямком діяльності архіву. На сьогодні кількість комп’ютерів– 41. Всі комп’ютери об’єднані в локальну мережу, за виключенням комп’ютерів відділу режимно-секретної роботи, фінансово-економічного відділу (з урахуванням специфіки роботи) та відділу формування НАФ і діловодства (робочі кабінети відділу розташовано в іншій будівлі). Для підтримки та контролю за функціонуванням локальної мережі забезпечено безперебійну роботу проксі-сервера із керуванням доступу до мережі Інтернет. Комп’ютери локальної мережі захищені. Протягом року забезпечено безперебійну роботу інформаційно-телекомунікаційної системи архіву. Забезпечено підтримку програмних систем та засобів антивірусного захисту в актуальному стані. На всі комп’ютери архіву встановлено програмне комп’ютерне забезпечення з відкритим ліцензійним кодом Open office. Комп’ютер відділу режимно-секретної роботи обладнаний сертифікованою комплексною системою захисту інформації (КСЗІ): ПКЗ “Рубіж”.

У звітному році на виконання листа Укрдержархіву від 17.05.2017 № 04/1552 пош ту архіву перенесено на новий поштовий сервер відомчої електронної пошти Укрдержархіву.

Для дистанційного розрахункового обслуговування з використанням програмно-технічного комплексу “Клієнт Казначейства – Казначейство” фінансовий відділ підключено до системи дистанційного обслуговування клієнтів через ПТК “Клієнт Казначейства – Казначейство”. Встановлено та налаштовано програмний комплекс криптографічного захисту інформації “Криптосервер”.

Продовжується запровадження електронних сервісів, зокрема, приймаються запити та замовлення справ в читальному залі в електронній формі, готуються та розміщуються на сайті документальнеі виставки (докладно див. розділ 5). 2017 було опубліковано 17 нових он-лайн виставок та оновлено 2. Кількість представлених документів – 446.

На виконання Указу Президента України від 22 січня 2016 року № 17/2016 “Про заходи з відзначення 100-річчя подій Української революції 1917–1921 років” та розпорядження Кабінету Міністрів України від 26 жовтня 2016 року № 777-р, “Про затвердження плану заходів з відзначення 100-річчя подій Української революції 1917–1921 років та вшанування пам’яті її учасників на період до 2021 року”, на сайті презентовано проект “Українська революція: архівні хроніки”. В рамках проекту щомісячно на сайті та сторінці архіву в мережі Facebook розміщувалися “Календар революції”, цифрові добірки документів. Оцифровані копії документів періоду Української революції відвідувачі архіву мають змогу скопіювати з комп`ютеру в читальному залі або замовити копіювання оцифрованих документів безкоштовно.

З метою оперативного та повного висвітлення інформації про діяльність архіву в мережі Інтернет здійснювалося оновлення та редагування інформації на сайті ЦДАВО України (tsdavo.gov.ua) та оновлення і підтримка сторінки в соціальній мережі Facebook. Кількість читачів сторінки – 578. Зростання у 1,8 у порівнянні з груднем 2016 (320 уподобань). Кількість уподобань зростає після оприлюднень відео чи постів. В середньому динаміка +5 осіб на тиждень. Охоплення дописів – максимальне 2750 осіб (відео електронної презентації документів до 100-річчя створення УНР “Віднині Україна стає Українською Народною республікою…”). В середньому допис без відео – до 500 осіб. Середнє охоплення допису з відео – 1000–1200 осіб. Основна наша аудиторія – професійні історики та архівісти.

Отже, динаміка зростання рівня інформаційної відкритості не уповільнилась.

З метою обліку та контролю процесу створення цифрових копій документів на замовлення приватних осіб, організацій, а також для внутрішніх потреб архіву з подальшим використанням цифрових копій, а не оригіналів документів для виставкової та іншої діяльності продовжено створення бази оцифрованих документів архіву.


У 2017 для дослідників читального залу виготовлялися цифрові копії документів за темами: Українська революція 1917–1921 років; Історія Верховного Суду України; Центральна Рада 1917–1918 роках; Створення ОУН-УПА; Україна 1943–1960. Повоєнна архітектура Києва; Українські військові з’єднання 1919–1921; Донецька область в роки Другої світової війни (окупаційний режим, концтабори для військовополонених; Вільне козацтво; Історія Бабиного Яру; Форма одягу і знаки розпізнання службовців цивільних відомств. 1917–1920; Історія Уманщини; Переміщення матеріальних та культурних цінностей в період і після Другої світової війни; Українська православна церква. 1917–1920; Вибори народних депутатів України. 1991–2014; Меморіали жертв Голодомору; Архівний фонд академіка НАН України Г. С. Писаренка; Взаємовідносини влади та церкви в Чернігівській області. 1945–1964; Почерк педагога С. Русової; Повстанський рух в Україні. 1939–1955; Історія державної символіки України. Національний герб. Усього для дослідників читального залу виготовлено та оброблено 7474 цифрові копії документів. Виготовлено та оброблено 687 цифрових копій архівних документів для виставки “Українська дипломатія 1917–1924 рр.: за родження національних традицій”.

Використання комп’ютерної техніки сприяє підвищенню ефективності роботи, хоча впровадження нових інформаційних технологій не можна вважати системним, матеріальна база все ще не є достатньою, особливо зважаючи на зростаючі обсяги робіт з використання інформації документів. В той же час, обсяги оцифрованих документів (12622 справи усього, за 2017 оцифровано 218 справ) викликають необхідність удосконалення довідково-пошукового апарату до них та дообладнання читального залу комп’ютерною технікою для використання цифрових копій користувачами.



8. Міжнародне співробітництво


Одним з напрямів діяльності ЦДАВО України у звітному періоді була й реалізація положень Закону України “Про Національний архівний фонд і архівні установи” стосовно міжнародного співробітництва в архівній справі. Співробітники архіву брали участь у міжнародних зустрічах, підготовці спільних виставок, у робочому порядку (під час відвідання зарубіжними колегами та дослідниками ЦДАВО України) здійснювався обмін архівною інформацією.

Копії документів ЦДАВО України було представлено на виставці “1917–2017. Українська революція: уроки минулого”, організованій Союзом Українців у Великій Британії за підтримки Посольства України в З’єднаному Королівстві. Виставка експонувалася в Лондоні в Центральному домі Союзу Українців у Великій Британії з 21 березня по 30 травня 2017.

У вересні 2017 заступник директора Обжелян А. В. провела екскурсію архівом та презентувала архівні документи з історії архівної справи періоду Української революції для учасників Круглого столу з міжнародною участю: “Архівна справа в Ук раїні: підсумки сторіччя та перспектива майбутнього”, присвяченого 100-річчю від дня створення першого державного органу управління системою архівних установ України.

У листопаді документи з фондів архіву було представлено під час проведення Міжнародної наукової конференції “Сучасна українська дипломатична служба: шлях тривалістю 100 років” на виставці, що експонувалася у Купольній залі Дипломатичної академії України імені Г. Й. Удовенка при МЗС України.

За результатами консультацій, проведених Державною архівною службою України, Міністерством закордонних справ України та Національним архівом Фінляндії з питань укладання Меморандуму про співпрацю між Державною архівною службою України та Національним архівом Фінляндії, які передбачають обмін інформацією про документи, що стосуються історичного минулого та сьогодення обох держав, ЦДАВО України провів виявлення документів про зв’язки між Україною та Фінляндією у період становлення обох держав на початку минулого століття.

На звернення Посольства України в Австрії щодо виконання Указу Президента України “Про заходи з відзначення 100-річчя подій Української революції 1917–1921 років” ЦДАВО України підготував інформацію про місця розташування у Відні першої української дипломатичної місії УНР з метою встановлення на них пам’ятних знаків. Цифрові копії виявлених у фондах ЦДАВО України документів надіслані до Посольства України в Австрії.

У грудні 2017 директор Маковська Н. В. взяла участь у Міжнародній науково-практичній конференції “Архіви в сучасному світі: виклики та завдання”, яку було організовано з нагоди 100-річчя створення в Україні системи державних архівних установ.



Висновки

В архіві послідовно реалізуються стратегічні завдання розвитку, які в контексті загальної галузевої стратегії було визначено пріоритетними.

Продовжувалася робота з розширення електронних послуг, які надає архів, та оцифровування документів. У 2017 оцифровано 218 справ, усього – 12622 (до цих показників не включаються дані про кількість оцифрованих для виставок та на замовлення користувачів документів).

Першочергово приймалися на постійне зберігання документи від установ, що зберігали їх понад встановлені строки (26% від загальної кількості прийнятих документів), та документи ліквідованих установ (14%).

У сфері використання інформації наголос робився на відзначенні 100-річчя подій Української революції 1917–1921. Ефективним виявився започаткований на виконання пріоритетних завдань ЦДАВО України проект “Українська революція: архівні хроніки”. В рамках проекту в читальному залі експонувалися оригінали документів, проводилися електронні презентації, на сайті архіву та сторінці архіву в мережі Facebook розміщувалися документальні виставки, добірки документів. Відвідувачі архіву мали змогу ознайомитись з електронними продуктами на комп’ютерах в читальному залі та безкоштовно отримати електронні копії оцифрованих документів періоду Української революції. Реалізація проекту сприяла й забезпеченню збереженості документів (створення цифрових копій,), розвитку довідкового апарату (підготовка тематичних баз даних, науково-технічне опрацювання фондів, переведення в електронну форму рукописних описів фондів), розширенню доступу до архівної інформації, підвищенню якості та доступності послуг, які ЦДАВО України надає громадянам.

З метою забезпечення системної взаємодії архівних установ з громадськістю у питаннях, пов’язаних із національно-патріотичним вихованням дітей та молоді у рамках реалізації Стратегії національно-патріотичного виховання дітей та молоді на 2016-2020 років, висвітлення історії державності, ознайомлення з джерельною базою та можливостями використання інформаційного потенціалу архівних документів в ЦДАВО проводилися численні екскурсії, лекції, круглі столи, виробнича практика студентів і слухачів різних навчальних закладів.

Значно ускладнює роботу неможливість проведення конкурсу на заміщення 8 вакантних посад державної служби, особливо у відділі режимно-секретної роботи.

Впровадження інформаційних технологій, електронних сервісів, оцифровування документів, підтримка власного сайту, адміністрування мережі, робота з приймання електронних документів, використання цифрових копій документів в читальному залі, необхідність налагодження тісних стосунків із ЗМІ, підготовка регулярних звітних інформацій про нові види робіт зайвий раз засвідчують, що поза плановою та звітною документацією залишається значна частина робіт, які забезпечують виконання основних завдань та функцій архіву.

Виставки
До 100-річчя Української революції (1917-1921) ЦДАВО України презентує проект «Українська революція: архівні хроніки» детальніше…
Новини
До 100-річчя Української революції (1917-1921)

До 100-річчя Української революції (1917-1921) ЦДАВО України презентує проект «Українська революція: архівні хроніки».

детальніше…
15 листопада 2018 р.

До сторіччя заснування Української академії наук у Києві представляємо тематичну виставку, яка доступна за посиланням: http://tsdavo.gov.ua/4/webpages/64374624.html

детальніше…
12 листопада 2018 р.

Заступник директора ЦДАВО України Наталія Маковська взяла участь у відкритті виставки фото- та архівних документів до 100-річчя Латвійської Республіки, підготовленої за документами Національного архіву Латвії в приміщенні Національної бібліотеки Литви імені Мартінса Мажвідаса. Фотозвіт події за посиланням: http://archives.gov.ua/News/2018/2018_11_12.php

детальніше…
Адреса: 03110, м. Київ-110,
вул. Солом’янська, 24
Тел.: (044) 275-36-66
Факс: 275-12-55
© Центральний державний архів вищих органів влади та управління України
ЗАО «Альт-Софт» Информационные и коммуникационные технологии «Архівні інформаційні системи»