Надіслати запит до архіву

Виконання запитів громадян державними архівами здійснюється відповідно до вимог Закону України «Про Національний архівний фонд та архівні установи» (ст. 18, 35), Правил роботи архівних установ, затверджених наказом Мін’юсту від 08.04.2013 № 656/5, зареєстрованим у Мін’юсті 10.04.2013 за № 584/23116 (пункт 4.2 глави 4 розділу VІ), Порядку виконання архівними установами запитів юридичних та фізичних осіб на підставі архівних документів та оформлення архівних довідок (копій, витягів), затвердженого наказом Мін’юсту від 02.03.2015 № 295/5 .

Які види запитів виконують державні архіви?

Запити, що виконуються державними архівами, поділяються на такі види:

  • соціально-правового характеру;
  • тематичні;
  • персональні;
  • майнові.
Що таке запити соціально-правового характеру?

Запити соціально-правового характеру – запити фізичної або юридичної особи, пов’язані із соціальним захистом, спрямовані на забезпечення їх законних прав та інтересів, у тому числі пенсійне забезпечення та отримання пільг і компенсацій відповідно до законодавства та міжнародних зобов’язань України, що передбачають витребування інформації про:

  • реєстрацію актів громадянського стану;
  • національність (підтвердження громадянства України);
  • освіту;
  • трудовий стаж (для трудових книжок лише архівна довідка) та заробітну плату;
  • пенсії;
  • присудження наукових ступенів, присвоєння вчених звань і підвищення кваліфікації;
  • нагороди, присудження почесних звань;
  • творчу діяльність, авторські та суміжні права на наукові й інші праці;
  • службу у Збройних силах СРСР, Українському війську;
  • військову службу в складі діючої армії в період бойових дій, у тому числі під час виконання інтернаціонального обов’язку;
  • участь у ліквідації наслідків аварії на ЧАЕС;
  • поранення, стан здоров’я та перебування у військово-лікувальних установах;
  • участь у Другій світовій війні;
  • перебування в партизанських загонах та з’єднаннях, участь у підпільному русі в період Другої світової війни;
  • перебування в евакуації, на окупованій території України та інших держав у період Другої світової війни, у нацистських концтаборах, гетто та інших місцях примусового утримання в період війни;
  • примусове вивезення з тимчасово окупованої території до Німеччини та інших країн Центральної та Східної Європи в період Другої світової війни;
  • репресії, депортації, розкуркулення, позбавлення волі та виборчих прав (у тому числі про конфіскацію майна) і наступну реабілітацію.
Що таке тематичні, майнові та персональні запити?

Тематичні – запити, що стосуються надання інформації з певної проблематики, теми, події, факту за визначений хронологічний період. Різновидом тематичного запиту є фактографічний запит щодо встановлення або підтвердження певного факту, події, дати.

Майнові – запити, що стосуються підтвердження майнових прав на землю та нерухоме майно:

  • виділення земельних ділянок під будівництво об’єктів господарства, установ, закладів, житлових будинків, допоміжних приміщень;
  • надання дозволу на реконструкцію та перебудову існуючих споруд;
  • закріплення прибудинкової території за будинковолодіннями;
  • введення в експлуатацію будівель та господарчих споруд;
  • виділення житла;
  • продаж домоволодінь;
  • виготовлення копій ситуаційних, будівельних планів та відповідних рішень виконкомів.

Персональні (можуть стосуватися як самого заявника, так і інших осіб.):

  • Біографічний запит стосується інформації про перебіг життя та уточнення біографічних фактів фізичної особи;
  • Генеалогічний запит має на меті надання інформації для встановлення родового та родинного зв’язку і має містити інформацію про двох або більше осіб, пов’язаних таким зв’язком, про історію сім’ї, роду.
Який порядок виконання запитів?

Виконання запитів юридичних та фізичних осіб здійснюється у строки, встановлені законодавством, і контролюється керівництвом архіву.

Запит фізичної особи може стосуватися самого(ї) заявника (заявниці), осіб, що перебувають на його (її) утриманні, під опікою або піклуванням, його (її) померлої(го) дружини (чоловіка), близьких родичів (батьків, дітей, сестер, братів, баби, діда та ін.).

Виконання запитів в архіві організовується за наявності в запиті:

  • найменування організації, її місцезнаходження (для юридичної особи);
  • прізвища, імені, по батькові, місця проживання (для фізичної особи);
  • теми (запитання);
  • хронологічних рамок запитуваної інформації.

У запитах, надісланих електронною поштою, має бути зазначена зворотна поштова адреса запитувача, оскільки архів відправляє відповіді у паперовому вигляді.

Для юридичної особи обов’язковим є оформлення запиту на бланку установи за підписом керівника.

Анонімні запити (без зазначення прізвища, ім’я та по батькові заявника, повної поштової адреси) не реєструються і до виконання не приймаються.

Запити розглядаються керівництвом архіву, направляються на виконання до відповідного структурного підрозділу або безпосередньо виконавцю і виконуються на підставі оригіналів документів та друкованих видань, що зберігаються в архіві.

Під час виконання архівом повторних запитів перевіряється відповідність змісту раніше виданої архівної довідки відомостям, що є в документах, і у випадку виявлення додаткових відомостей архів включає їх до змісту архівної довідки, що видаватиметься повторно.

Строк виконання запиту не може перевищувати тридцяти днів з моменту його реєстрації. У разі необхідності строк виконання продовжують за рішенням керівника архіву, про що обов’язково інформують заявника. Загальний строк виконання запиту не повинен перевищувати сорока п’яти днів.

Швидкість та результативність пошуку залежать від повноти й точності вказаних у заяві вихідних даних.

Для отримання архівної довідки (копії, витягу) необхідно подати заяву, яку можна оформити в довільній формі чи скористатися зразком.

Зразок форми заяв для соціально-правових запитів:

Центральний державний архів вищих органів влади та управління України приймає запити, надіслані звичайною поштою на адресу:
вул. Солом’янська, 24, м. Київ, Україна, 03110

або електронною поштою на адресу:
tsdavo@arch.gov.ua

Оформлення відповідей на запити здійснюється відповідно до Порядку виконання архівними установами запитів юридичних та фізичних осіб на підставі архівних документів та оформлення архівних довідок (копій, витягів), затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 02 березня 2015 р. № 295/5

Увага! Ст. 20 Закону України «Про доступ до публічної інформації» з вимогою розгляду звернення (запиту) у 5-денний термін стосується лише інформації про діяльність Центрального державного архіву вищих органів влади та управління України як державного органу і не поширюється на виконання архівом соціально-правових, майнових, тематичних, персональних запитів за документами Національного архівного фонду.

Запити щодо надання інформації за документами Національного архівного фонду, які зберігаються в Центральному державному архіві вищих органів влади та управління України, підпадають під юрисдикцію Закону України «Про Національний архівний фонд і архівні установи» і виконуються в терміни, визначені «Правилами роботи архівних установ України».

Умови доступу до публічної інформації, яка перебуває у володінні Центрального державного архіву вищих органів влади та управління України і стосується діяльності архіву як державного органу, роз’яснено у рубриці «Доступ до публічної інформації».

 

Поширені запитання-відповіді щодо проведення пошуку за документами державних архівів

Які запити виконуються безоплатно, а які на платній основі?

Відповідно до Закону України “Про Національний архівний фонд та архівні установи” (ст. 35) архівні установи можуть надавати за плату послуги з використання фізичними та юридичними особами відомостей, що містяться в архівних документах. Архівні установи можуть виконувати на платній основі роботи, пов’язані з науково-технічним опрацюванням і забезпеченням збереженості архівних документів, що є власністю держави, територіальних громад, фізичних і юридичних осіб, провадити іншу не заборонену законом діяльність з архівної справи і діловодства. Роботи виконуються на договірних засадах з оплатою відповідно до цін і тарифів, затверджених згідно із законодавством. Віднайти більше інформації про платні послуги та їх оплату можна у рубриці «Платні послуги».

Надання архівних довідок, необхідних для забезпечення соціального захисту громадян, надання фізичним особам для користування в читальному залі архівної установи архівних документів, що належать державі, територіальним громадам, та архівних довідок судам, правоохоронним, органам державного фінансового контролю, а також юридичним і фізичним особам, які передали зазначені документи на зберігання, здійснюється безоплатно.

Виконання тематичних, персональних та майнових запитів державні архіви здійснюють як платну послугу, а запити соціально-правового характеру виконуються безоплатно.

Які запити розглядаються першочергово?

У першу чергу виконуються запити найменш соціально захищених верств населення, колишніх в’язнів гетто та концтаборів, репресованих, Героїв Радянського Союзу, Героїв Соціалістичної Праці, Героїв України, осіб з інвалідністю та ветеранів Великої Вітчизняної війни 1941-1945 років, учасників ліквідації аварії на ЧАЕС, які мають встановлені законодавством пільги.

Як витребувати документи соціально-правового характеру з архівних установ України громадянам України, які постійно проживають за кордоном, або іноземцям?

Порядок витребування документів соціально-правового характеру як з України, так і з-за кордону для громадян України, які постійно проживають за кордоном, у тому числі тих, які тимчасово перебувають на території України, іноземців та осіб без громадянства, а також для підприємств (установ, організацій), розташованих в Україні, дипломатичних представництв та консульських установ України, Департаменту консульської служби Міністерства закордонних справ України, представництв Міністерства закордонних справ України на території України встановлено відповідно до Інструкції про порядок витребування документів соціально-правового характеру для громадян України, іноземців та осіб без громадянства, затвердженої наказом Міністерства юстиції України, Міністерства закордонних справ України 21.09.2015 № 1786/5/272, зареєстрованим в Міністерстві юстиції України 21 вересня 2015 р. за № 1117/27562

Роз’яснення Державної архівної служби України про порядок подання до Укрдержархіву документів соціально-правового характеру, що витребуються для подальшого представлення в компетентні органи іноземних країн від 08.06.2016 № 02.3/1711.

Анкета для витребування документів з-за кордону. Додаток 1 до Інструкції про порядок витребування документів соціально-правового характеру для громадян України, іноземців та осіб без громадянства.

Як віднайти інформацію про народження, одруження, смерть особи?

Відповідно до чинного законодавства книги державної реєстрації актів цивільного стану та метричні книги зберігаються у районних, районних у містах, міських (міст обласного значення), міськрайонних, міжрайонних відділах державної реєстрації актів цивільного стану головних територіальних управлінь юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, в областях, містах Києві та Севастополі, а також у відділах державної реєстрації актів цивільного стану управлінь державної реєстрації головних територіальних управлінь юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, в областях, містах Києві та Севастополі протягом 75 років з часу складання актових записів цивільного стану, метричних записів, включених до цих книг.

Лише після закінчення визначеного строку книги передаються на постійне зберігання до державних архівів відповідних областей.

Таким чином, для пошуку відомостей про народження (одруження, смерть) особи необхідно звернутися до відповідного РАЦСу або до територіального управління юстиції у відповідній області.

У разі, якщо від часу складання актового (метричного) запису минуло понад 75 років – до державного архіву відповідної області.

Як підтвердити стаж роботи та розмір заробітної плати та дані про освіту?

Відповідно до чинного законодавства документи з кадрових питань (особового складу) зберігаються в архіві установи 75 років. У разі ліквідації підприємства (установи, організації), його документи з кадрових питань (особового складу) передаються органу вищого рівня, якщо він існує, на території Автономної Республіки Крим, відповідної області, міст Києва, Севастополя, або правонаступнику, у разі наявності. Якщо органу вищого рівня або правонаступника, які можуть прийняти на зберігання документи з кадрових питань (особового складу), не існує, вони передаються до відповідного трудового архіву.

Для отримання консультації щодо можливого місця зберігання документів з кадрових питань (особового складу) ліквідованих підприємств (установ, організацій) заявник може звернутися до державного архіву відповідної області.

Архівні довідки про підтвердження трудового стажу оформлюються лише за той період роботи, відомості про який є в документах архіву.

Архівні довідки про трудовий стаж наводяться за документами як державних архівних установ, так і архівних підрозділів підприємств (установ, організацій).

Архівна довідка про заробітну плату оформляється на підставі особових рахунків, платіжних відомостей та інших документів про нараховану та сплачену заробітну плату.

Розмір заробітної плати в архівній довідці зазначається в грошових одиницях, що перебували в обігу протягом згаданого періоду. Дані зазначаються окремо за кожен місяць конкретного року. Розрахунок середньомісячного та середньорічного заробітку архівом не проводиться.

Архівні довідки про освіту складаються як за документами державних архівів України, так і архівних підрозділів навчальних закладів України.

Як встановити факти з життя родича, який воював у лавах Радянської армії в період Другої світової війни?

Документи про службу в Радянській армії в період Другої світової війни, отримання нагород, поранення, перебування в шпиталі, загибель та місце поховання, тощо зберігаються у Центральному архіві Міністерства оборони Російської Федерації (вул. Кірова, 74, м. Подольськ, Московська область, Російська Федерація, 142100).

Як підтвердити участь особи у ліквідації наслідків аварії на Чорнобильській АЕС?

Довідки на запити про підтвердження участі у ліквідації наслідків аварії на Чорнобильській АЕС надаються за документами відповідних місцевих державних архівних установ України. Якщо особа була направлена підприємством (установою, організацією) – слід звернутися до цієї установи, її правонаступника або органу вищого рівня. У разі, якщо особа направлялася на ліквідацію аварії на Чорнобильській АЕС військової частиною, радимо звернутися до Галузевого державного архіву Міністерства оборони України.

До архівної довідки про участь у ліквідації наслідків аварії на ЧАЕС включаються відомості про військову частину, в складі якої фізична особа брала участь у ліквідації аварії, населений пункт чи об’єкт, де особою проводилися роботи по ліквідації наслідків аварії на ЧАЕС, період (періоди) роботи або проживання на цих територіях, інші наявні в документах відомості.

Для отримання консультації щодо можливого місця зберігання документів заявник може звернутися до державного архіву відповідної області.

Як отримати інформацію про військову службу?

Архівні довідки про військову службу, спеціальну військову освіту, отриману у військових навчальних закладах, роботу у військових частинах оформлюються Галузевим державним архівом Міністерства оборони України та територіальними архівними відділами Галузевого державного архіву Міністерства оборони України.

Де можна отримати довідки про осіб, які зазнали репресій у 30-80-ті роки і були реабілітовані?

Такі довідки надаються за документами відповідних центральних державних архівів України, місцевих державних архівних установ, галузевих державних архівів Служби безпеки України та Міністерства внутрішніх справ України.

Умови доступу до архівної інформації репресивних органів визначені в Законі України «Про доступ до архівів репресивних органів комуністичного тоталітарного режиму 1917-1991 років»

Як віднайти інформацію про перебіг життя та уточнення біографічних фактів родича (родичів)?

З питання пошуку генеалогічних відомостей про членів родини необхідно звернутися до державного архіву відповідної області за місцем їх народження та проживання, а також до Центрального державного історичного архіву України, м. Київ, Центрального державного історичного архіву України, м. Львів, Державного архіву м. Києва 

У заяві обов’язково необхідно зазначити місце їх народження та проживання (населений пункт, волость, повіт, губернія), хоча б приблизні роки народження (одруження, смерті), віросповідання (православний, католик, іудей, лютеранин і т.ін.), стан або рід занять (дворянин, селянин, купець, міщанин і т.ін.).